Pourquoi chaque PME doit avoir quelqu'un dédié aux comptes recevables

Dans la plupart des PME québécoises, la gestion des comptes recevables est une tâche partagée entre tout le monde, et donc, en pratique, gérée par personne. Le propriétaire s'en occupe quand il a le temps. La secrétaire envoie un rappel quand elle y pense. Le comptable regarde le vieillissement une fois par mois.

Le résultat : des factures qui vieillissent, des clients qui s'habituent à payer en retard, et une trésorerie qui souffre en silence.

Le problème : personne n'est responsable

Les retards de paiement ne sont pas le problème principal. Le vrai problème, c'est l'absence de suivi structuré. Quand il n'y a pas de responsable désigné pour les comptes recevables, voici ce qui se passe typiquement :

• Les relances sont envoyées trop tard, souvent à 60 ou 90 jours au lieu de 30.
• Le ton est trop timide parce que la personne qui envoie le rappel ne veut pas froisser le client.
• Le suivi n'est pas documenté, donc on ne sait jamais où en est chaque dossier.
• Certains clients passent entre les mailles parce que la liste n'est pas à jour.

Le résultat cumulé : des délais de paiement moyens de 60 à 75 jours alors qu'ils devraient être de 30 à 45 jours. Sur un chiffre d'affaires de 1 million de dollars, c'est souvent 100 000 $ à 200 000 $ qui dorment dans vos comptes recevables au lieu d'être dans votre compte de banque.

Pourquoi la rigueur fait une différence

Les entreprises qui gèrent bien leurs recevables ont un point commun : quelqu'un en est responsable. Pas à temps partiel, pas "quand on a le temps". Quelqu'un qui sait exactement combien est dû, par qui, depuis combien de temps, et quel est le prochain geste à poser sur chaque dossier.

Cette personne envoie les rappels à 30 jours, les relances à 45, appelle à 60, et escalade à 90 jours. Elle documente chaque échange. Elle connaît les habitudes de chaque client. Et parce que c'est sa seule responsabilité sur ce volet, elle ne le laisse pas glisser.

Employé interne ou service externe ?

Dès qu'on réalise que les recevables méritent une attention dédiée, la question se pose : faut-il embaucher quelqu'un ou déléguer à l'externe ?

Un employé à temps plein dédié aux comptes recevables coûte entre 40 000 $ et 55 000 $ par an en salaire, plus les avantages sociaux, les vacances, la formation, et la gestion RH. C'est le bon choix si votre volume de débiteurs actifs dépasse 200 à 300 clients.

Pour la majorité des PME québécoises (entre 25 et 150 débiteurs actifs), un service externe spécialisé offre la même rigueur à une fraction du coût. Vous payez pour le résultat, pas pour les heures creuses. Et vous n'avez pas à gérer un employé supplémentaire.

L'avantage sous-estimé d'un service externe : la séparation des rôles. La personne qui relance vos clients n'est pas la même qui a vendu le projet ou qui gère la relation commerciale. Elle peut être ferme sans craindre de froisser le client, parce que ce n'est pas son rôle de préserver cette relation. Vous gardez une bonne relation client pendant que quelqu'un d'autre fait le travail difficile.

Ce que vous ne perdez pas en déléguant

La crainte la plus fréquente : "Si quelqu'un d'autre relance mes clients, est-ce que ça va nuire à ma relation avec eux ?"

La réponse est non, à condition que les relances soient professionnelles et qu'elles partent au nom de votre entreprise. Vos clients ne savent pas que c'est un service externe qui s'occupe du suivi. Ils voient un courriel de votre part, avec votre logo et votre adresse. Ils vous rappellent vous si nécessaire.

Ce que vous perdez en ne déléguant pas : du temps, de la trésorerie, et parfois des créances irrécouvrables qui auraient pu être évitées par un suivi plus rigoureux.